Votre premier salarié : huit étapes, aucune facultative.

Les huit étapes

Identifier la convention collective. Elle découle de votre activité réelle, pas de votre code APE, même si celui-ci sert d’indice. Elle fixe le salaire minimum du poste, la durée de la période d’essai, les délais de préavis et parfois une prime obligatoire. Tout le reste en dépend : commencez par là.
Faire la déclaration préalable à l’embauche. La DPAE se transmet à l’URSSAF dans les huit jours qui précèdent l’embauche, jamais après. Son absence est sanctionnée et fait présumer le travail dissimulé.
Rédiger et signer le contrat. Un contrat à durée indéterminée à temps plein peut théoriquement être verbal, mais tout le reste doit être écrit : temps partiel, durée déterminée, période d’essai, clauses particulières. Un contrat à durée déterminée sans écrit devient automatiquement un contrat à durée indéterminée.
Adhérer au service de santé au travail et programmer la visite d’information et de prévention. Elle coûte moins de cent euros et son absence se paie très cher devant le conseil de prud’hommes.
Mettre en place la mutuelle collective. Obligatoire, avec une prise en charge patronale d’au moins 50 %. Les cas de dispense existent, mais ils se demandent par écrit, à l’embauche.
Ouvrir le registre unique du personnel. Un simple tableau tenu à jour suffit, mais il doit exister dès le premier salarié et être présentable immédiatement en cas de contrôle.
Affilier aux caisses de retraite complémentaire et de prévoyance, et déclarer le salarié en DSN dès le premier mois.
Établir le premier bulletin de paie. C’est là que tout se matérialise : salaire, cotisations, réduction générale dégressive unique, mutuelle, transport.

Ce que ça change dans votre trésorerie

Le salaire net part chaque mois, les cotisations partent au mois ou au trimestre selon votre effectif, et la provision de congés payés s’accumule sans sortir. Un employeur qui découvre le décalage entre le net versé et l’appel de cotisations du trimestre suivant est un employeur qui n’a pas fait de plan de trésorerie.

Le chiffre avant la promesse

Avant d’annoncer un salaire à un candidat, passez-le par notre calculateur du net au coût employeur. Un net de 2 000 € représente un coût mensuel réel de l’ordre de 3 100 à 3 300 € pour l’entreprise. Voir aussi notre note détaillée sur le coût réel d’une embauche en 2026.

Les quatre oublis qui coûtent le plus cher

La DPAE tardive, qui expose à une pénalité et à la présomption de travail dissimulé. La visite médicale jamais programmée, qui devient un argument systématique en cas de litige. La convention collective ignorée, qui produit des rappels de salaire sur trois ans quand le minimum conventionnel est supérieur au salaire versé. Et les heures supplémentaires payées en prime plutôt qu’en heures majorées, une pratique répandue qui se solde par un rappel avec majorations.

Faut-il externaliser la paie dès le premier salarié ?

Avec un seul salarié, un logiciel de paie peut suffire, à condition de suivre les évolutions réglementaires, qui sont nombreuses : la refonte des allègements de cotisations au 1^er janvier 2026 en est le dernier exemple. À partir de deux ou trois salariés, et systématiquement en cas de convention collective complexe, l’externalisation coûte moins cher que le temps passé et le risque de redressement.

Chez nous, un pôle social dédié établit les bulletins et les DSN, et l’expert-comptable garde la main sur les sujets sensibles : ruptures, contrôles, conventions collectives. La tarification est à l’acte et publiée sur la page tarifs.

Questions fréquentes

Quand faut-il faire la DPAE ?

Dans les huit jours qui précèdent l’embauche, auprès de l’URSSAF. Elle ne peut pas être régularisée après coup sans risque : son absence fait présumer le travail dissimulé et expose à une sanction financière significative.

Comment savoir quelle convention collective s’applique ?

Elle dépend de l’activité réelle et principale de l’entreprise. Le code APE attribué par l’INSEE est un indice, pas une preuve. En cas de doute, l’analyse se fait sur l’activité exercée, et l’erreur se paie en rappels de salaire sur trois ans.

La mutuelle d’entreprise est-elle obligatoire dès le premier salarié ?

Oui, avec une participation patronale d’au moins 50 % de la cotisation. Certains salariés peuvent demander une dispense, notamment s’ils sont déjà couverts par ailleurs, mais la demande doit être écrite et conservée.

Un contrat écrit est-il obligatoire ?

Pour un contrat à durée indéterminée à temps plein, la loi ne l’impose pas, mais l’écrit reste indispensable en pratique. Pour un temps partiel, un contrat à durée déterminée ou une période d’essai, l’écrit est obligatoire, et son absence entraîne des requalifications.

Combien coûte la gestion de la paie pour un seul salarié ?

Le bulletin est facturé à l’acte, au barème publié sur notre page tarifs, DSN et formalités d’entrée et de sortie comprises. Pour un salarié unique, la question est surtout celle du temps et du risque, pas seulement du prix.

Article à jour au 1^er septembre 2026. Sources : articles L. 1221-10 et suivants du code du travail pour la déclaration préalable à l’embauche, article L. 911-7 du code de la Sécurité sociale pour la couverture complémentaire santé, articles D. 1221-23 et suivants pour le registre unique du personnel. Les obligations conventionnelles varient selon la branche.

Ilann Assaraf

Expert-comptable et commissaire aux comptes, fondateur d’ELIA Expertise et Audit. Inscrit à l’Ordre des experts-comptables de Paris Île-de-France et sur la liste des commissaires aux comptes (H2A).

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